Sistema Institucional de Archivos

Sistema Institucional de Archivo

El Sistema Institucional de Archivos (SIA) del SNTSEMARNAT es el conjunto de principios, lineamientos, procedimientos y estructuras que tomando como base el ciclo vital del documento, norman la funcionalidad y operatividad de la gestión documental y la administración de los archivos.

El Sistema se integra por:

Área coordinadora de archivos.
Las áreas operativas siguientes:
a)De correspondencia.
b)Archivo de trámite, por área o unidad.
c)Archivo de concentración.
d)Archivo histórico (en proceso de creación).

Integración del Grupo Multidisciplinario (Acta)

Archivo de Trámite

Es la unidad de archivo integrada por documentos de archivo de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones y funciones de la Organización.

Funciones:

Integrar y organizar los expedientes que cada área o unidad produzca y reciba.
Asegurar la localización y consulta de los expedientes mediante la elaboración de los inventarios documentales.
Resguardar los documentos y la información que haya sido clasificada de acuerdo con la legislación en materia de transparencia y acceso a la información pública, en tanto conserve tal carácter.
Colaborar con el Área Coordinadora de Archivos en la elaboración de los instrumentos de control archivístico previstos en la Ley General, en esta Ley y sus disposiciones reglamentarias.
Trabajar de acuerdo con los criterios específicos y recomendaciones dictados por el Área Coordinadora de Archivos.
Realizar las transferencias primarias al archivo de concentración.

Archivo de Concentración

Es la unidad de archivo integrado por documentos de archivo transferidos desde las áreas o unidades productoras, que tienen todavía vigencia administrativa, de consulta esporádica y que pueden ser eliminados o conservados permanentemente después de un proceso de valoración documental.

Funciones:

Asegurar y describir los fondos bajo su resguardo, así como la consulta de los expedientes.
Recibir las transferencias primarias y brindar servicios de préstamo y consulta a las unidades o áreas administrativas productoras de los documentos que resguarda, así como a cualquier persona interesada, de conformidad con las disposiciones en materia de transparencia y acceso a la información.
Conservar los expedientes hasta que cumplan su vigencia administrativa de acuerdo con lo establecido en el catálogo de disposición documental.
Colaborar con el Área Coordinadora de Archivos en la elaboración de los instrumentos de control archivístico previstos en la Ley General de Archivos y en sus disposiciones reglamentarias.
Participar con el Área Coordinadora de Archivos en la elaboración de los criterios de valoración y disposición documental.
Promover la baja documental de los expedientes que integran las series documentales que hayan cumplido su vigencia documental y los plazos de conservación, y que no posean valores históricos suficientes para su conservación permanente, conforme a las disposiciones jurídicas aplicables.
Identificar las series documentales que hayan cumplido su vigencia documental y que cuenten con valores históricos suficientes para ser transferidos a los archivos históricos de los sujetos obligados.
Integrar a sus respectivos expedientes, el registro de los procesos de disposición documental, incluyendo dictámenes, actas e inventarios.
Publicar, al final de cada año, los dictámenes y actas de baja documental y transferencia secundaria, en los términos que establezcan las disposiciones en la materia y conservarlos en el archivo de concentración por un periodo mínimo de siete años a partir de la fecha de su elaboración.
Realizar la transferencia secundaria de las series documentales que hayan cumplido su vigencia documental y posean los valores evidénciales, testimoniales e informativos que se determinen para su ingreso al archivo histórico que corresponda.
Las que establezcan el Consejo Nacional, el Consejo Local y las disposiciones jurídicas aplicables.

Archivo Histórico

La Unidad de Archivo integrado por documentos de carácter público, de conservación permanente y de relevancia para la historia y memoria nacional, regional o local. En proceso de creación.

Dictámenes y Actas de Baja Documental

Consiste en la eliminación de aquellos documentos que hayan prescrito en su vigencia administrativa, en conformidad con los plazos de conservación establecidos en el catálogo de disposición documental y que no posean los valores secundarios o históricos considerados para ser conservados de manera permanente.

Normatividad

Difusión de la Cultura Archivística
El SNTSEMARNAT comprometido con la difusión de la cultura archivística pone a disposición de la ciudadanía los siguientes sitios de interés:

https://www.gob.mx/agn
https://www.cultura.cdmx.gob.mx/recintos/archivo-historico

Integrar y organizar los expedientes que cada área o unidad produzca y reciba.

Asegurar la localización y consulta de los expedientes mediante la elaboración de los inventarios documentales.

Resguardar los documentos y la información que haya sido clasificada de acuerdo con la legislación en materia de transparencia y acceso a la información pública, en tanto conserve tal carácter.

Colaborar con el Área Coordinadora de Archivos en la elaboración de los instrumentos de control archivístico previstos en la Ley General, en esta Ley y sus disposiciones reglamentarias.

Trabajar de acuerdo con los criterios específicos y recomendaciones dictados por el Área Coordinadora de Archivos.

Realizar las transferencias primarias al archivo de concentración.

Asegurar y describir los fondos bajo su resguardo, así como la consulta de los expedientes.

Conservar los expedientes hasta que cumplan su vigencia administrativa de acuerdo con lo establecido en el catálogo de disposición documental.

Colaborar con el Área Coordinadora de Archivos en la elaboración de los instrumentos de control archivístico previstos en la Ley General de Archivos y en sus disposiciones reglamentarias.

Participar con el Área Coordinadora de Archivos en la elaboración de los criterios de valoración y disposición documental.

Promover la baja documental de los expedientes que integran las series documentales que hayan cumplido su vigencia documental y los plazos de conservación, y que no posean valores históricos suficientes para su conservación permanente, conforme a las disposiciones jurídicas aplicables.

Identificar las series documentales que hayan cumplido su vigencia documental y que cuenten con valores históricos suficientes para ser transferidos a los archivos históricos de los sujetos obligados.

Integrar a sus respectivos expedientes, el registro de los procesos de disposición documental, incluyendo dictámenes, actas e inventarios.

Publicar, al final de cada año, los dictámenes y actas de baja documental y transferencia secundaria, en los términos que establezcan las disposiciones en la materia y conservarlos en el archivo de concentración por un periodo mínimo de siete años a partir de la fecha de su elaboración.

Realizar la transferencia secundaria de las series documentales que hayan cumplido su vigencia documental y posean los valores evidénciales, testimoniales e informativos que se determinen para su ingreso al archivo histórico que corresponda.

Las que establezcan el Consejo Nacional, el Consejo Local y las disposiciones jurídicas aplicables.